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Salesforce Flows: Claves para una automatización eficiente y efectiva

VIRGINIA FERRER – JUNIO 2025

En el mundo Salesforce, los Flows se han convertido en una de las herramientas más poderosas para automatizar procesos sin necesidad de escribir código. Pero con gran poder, viene una gran responsabilidad. Un Flow mal diseñado puede generar errores, dificultar el mantenimiento o afectar la experiencia del usuario.

Para crear Flows efectivos en Salesforce, es clave tener un enfoque organizado y aplicar buenas prácticas. Esto implica tener bien claro para qué sirve el Flow, usar la lógica de forma optimizada, dejar todo bien documentado y asegurarse de probarlo a fondo antes de activarlo.

En la práctica, estas buenas pautas muchas veces se pasan por alto, ya sea por prisas, falta de experiencia o simplemente por no conocerlas. Para ello hemos creado este blog y que tengas a tu alcance algunas claves presentes al momento de hacer un Flow.

¿Qué es un Flow en Salesforce?

Primero repasemos que es un Flow: Un Flow en Salesforce es una automatización ya configurada que sigue una estructura parecida a un diagrama de flujo. Sirve para automatizar procesos de negocio, recopilando información y usándola para ejecutar acciones. Estas acciones pueden afectar tanto a la misma org en Salesforce como a otros sistemas externos y sin necesidad de saber lenguaje de código.

Podemos encontrar varios tipos de flows para crear:

• Flujos de pantalla (Screen Flows): Permiten interactuar con el usuario a través de pantallas, recopilando información y desencadenando acciones automaticamente.
• Flujos desencadenados por registro (Record-Triggered Flows): se ejecutan cuando un registro de Salesforce se crea, actualiza o elimina.
• Flujos programados (Scheduled Flows): Se ejecutan en una fecha o hora específica.
• Elementos de Strategy Builder: Permiten crear estrategias basadas en recomendaciones, utilizando elementos como “mejorar”, “generar”, “cargar”, “filtrar”, etc.

⁠Tips para que tus Flows sean claros, eficientes y escalables

Para desarrollar buenos Flows en Salesforce, se recomienda documentar cada paso, utilizar variables eficientemente, mantener la lógica simple y modular, y probar exhaustivamente los flujos antes de desplegarlos.

Uso de Variables y Recursos: 

• Variables globales

Define variables globales dentro del Flow para valores comunes que se utilizan en múltiples direcciones, lo que facilita la reutilización y el mantenimiento. Crea recursos como constantes, variables de texto o recursos dinámicos para reutilizar valores repetitivos, intenta evitar crear un flow hardcodeado (un flow que tiene valores fijos escritos directamente en su lógica). Una buena práctica es usar configuraciones externas (como Custom Metadata o Custom Settings).

• Variables de entrada y salida:

Utiliza variables de entrada para pasar datos a un Flow y variables de salida para devolver resultados.

Diseño y Lógica: 

• Simplifica la lógica y modula:

Divide los flujos en pasos lógicos y fáciles de seguir. Crea flujos pequeños y específicos para tareas concretas, lo que facilita la reutilización y el mantenimiento.

• Considera las restricciones:

Planifica la lógica de tus flujos teniendo en cuenta las limitaciones del sistema de Salesforce, como las limitaciones de Apex.

• Usa elementos de control de flujo

Implementa elementos como bucles y condicionales para controlar el flujo de la ejecución del flujo. Pero evita hacer operaciones de datos dentro de un loop; primero recopila los registros y luego realiza las operaciones fuera del bucle, o utiliza recursos de asignación junto con variables de tipo colección.

Documentación y Legibilidad: 

• Documenta cada elemento:

Explica el propósito de cada elemento del flujo en la descripción, especialmente aquellos que no usan terminología estándar o que pueden cambiar. Agrega definiciones en el flujo para explicar la lógica y el propósito de cada recurso, especialmente en puntos complejos.

• Usa nombres descriptivos

Tanto para el Flow como para las variables, decisiones y elementos, usa nombres claros y coherentes. Esto ayuda a otros administradores (¡y a tu yo del futuro!) a entender rápidamente el flujo. No más “Var1” o “NewResource”. Usa convenciones claras para variables, decisiones y paths. Un Flow debe ser legible como código limpio.

Pruebas y Despliegue: 

• Pruebas exhaustivas: 

Testea el flujo con diferentes escenarios, incluyendo casos de uso normales y casos de borde.

• Depuración:

Utiliza el debugger de Salesforce para identificar y corregir errores en el flujo.

• Despliegue controlado:

Implementa los flujos en un entorno de prueba antes de desplegarlos en producción.

Herramientas y Recursos: 

• Flow Builder: Utiliza el Flow Builder de Salesforce para crear y editar flujos.
• Trailhead: Aprende sobre flujos a través de los módulos de Trailhead de Salesforce
• Documentación de Salesforce: Consulta la documentación de Salesforce para obtener información sobre flujos y sus elementos.

Algunos últimos consejos finales…

Comprender los procesos internos: Para implementar Salesforce con éxito, es clave comprender bien los procesos internos y priorizar las necesidades del negocio. También es importante mapear los procesos actuales para asegurar que la tecnología se use de forma efectiva.

Evitar lógica compleja dentro de los flows: Muchas veces creemos que todo se puede hacer con Flows pero la realidad es que todavía hay algunas soluciones que es mejor realizarlas con APEX. Por lo tanto, no cerrarnos a desarrollar solo con Flows y delegar a APEX cuando sea necesario.

⁠Probar en Sandbox primero: Nunca desplegar directamente a producción sin pruebas en entornos de desarrollo. No solo puedes alterar los datos de la organización de forma errónea, sino que si trabajas con varios entornos estos quedaran desincronizados.

Utiliza control de errores (fault paths): Siempre manejar errores para mejorar trazabilidad. Si no se controlan bien los errores, los usuarios verán un mensaje genérico como ‘se ha producido un error no controlado’, lo cual da una mala experiencia y puede resultar frustrante. No dejes que los usuarios vean “Unhandled Exception”. Controla errores con mensajes comprensibles.

Diseñar Flows en Salesforce no es solo arrastrar elementos: requiere orden, buenas prácticas y pruebas para lograr automatizaciones eficientes, escalables y sin sorpresas.